新卒が入ったら教えたいエクセル心得

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テディです。

僕は29歳になるんですが、新卒を取らない外資系の事業会社で働いているため、最年少に近いです。タイトルはマネージャーになるんですが、誰もマネージしていないという悲しい現状・・・まさに名ばかり管理職。残業しても給料増えない。残業しないけど。

キャリア的にもそろそろ部下といっしょに仕事を進めていく力(英語でPeople managementと言われる力)をつけていきたいと思っているところです。

何が教えられるかな?

 

テディ
テディ

たぶん言語化するのが難しいソフトスキルがたくさんついているはず。一から叩き込んでやる。

妻

ポジティブなのは良いことだね。そんなにスキルあるのかな

現実的に部下がきた場合、まずエクセル(Microsoft Excel)を覚えてもらうことになるはず。

そして自分、エクセルはめちゃ得意です。

 

テディ
テディ

まずは部下が来たと妄想して、エクセル術として教えることをまとめてみよう!

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マウスをできるだけ触らない

一つ目はテクニックというより心構えです。

「マウス触るな」

これです。

僕は触るな、とまでは言いませんが、新卒で入った1社目の会社はなかなかスパルタだったので、実際に言われました。

でも、いいアドバイスでした。

文字を打ちながら作業もすることが多いので、キーボードで全て完結してしまったほうが早いです。一回ごとにかかる時間は数秒、もしかしたら0.5秒とかかもしれませんが、一日で積みあげるとけっこうな時間になります。

少なくともあと5年くらいはエクセルを使って仕事をするところは多いと思うので、なるべくマウスを使わずにキーボードで作業を完結できるよう意識して欲しいと思います。

ショートカットをAltキーで覚えよう

1点目に関連しますが、キーボードでいろんな操作をしていく上でショートカットを覚えていくことが必要です。

先輩に聞けば、喜んで覚えるべきショートカットを教えてくれるでしょう。

ただ、そのために「エクセルショートカット集」みたいな本を買って、ひたすら暗記する必要はありません。使うものだけ覚えていけばいいんです。

どうやるかというと、まずエクセルの上のほうにあるボタン(リボンだっけか)でどうやるかを理解します。やることがわかっていればボタンがどこにあるかはわかっているはずです。

そしたらあとはそのボタンにいく最短の道、ショートカットを覚えるだけです。

今まではマウス→ボタンがあるタブを探す→ボタンを探す→クリック、だったのをボタンで行けるようになります。

その方法は、Altキーを押してみるだけです。(Windows限定)

そうすると、上のボタンのそれぞれのタブにアルファベットが浮き上がってきます。例えばホームのところには「H」が見えているはずです。そこでHを押すと、ホームの中身のボタンのそれぞれに文字が出ているはずです。

例えばフォントを変えるためには、Alt→H→F→Fでいきます。最初はなれませんが、よく使っているとなれてきます。

ちなみにフォントサイズの場合はAlt→H→F→Sです。FontSizeだからですね。だいたい英語の頭文字が取られているみたいです。太字はBoldだからBとか。

自分が困ってるんだから世界中の他の誰かも困っている

最後です。みんなエクセルで困ってるから、問題にぶち当たって解決した前例がたくさんWeb上に落ちています。

 

別の言い方をすると

「ググれ」

ってことです。

 

別に突き放しているわけではなく、実際に面白いくらいに同じことで困っている人がいます。なので、知恵袋等で解決済みであることが多いです。

自分の願いを込めてありのままのワードでググるとヒットしたりします。

聞いた方が早い場合も多いです。特に最初は。

ただ、一度ググってみて、自分で解決を試みることが大事です。自分で解決できる能力もついてきます。

自分が聞かれる立場でも、一度自己解決を試みた人から聞かれた方が、より助けたいと思いませんか?僕は絶対そうです。試みてなくても助けるけど、気持ちの問題ね。

まとめ

いかがでしたか?

 

妻

いや、部下いないから自分でエクセルいじってるんでしょ?

テディ
テディ

はい、その通りです。早く部下が欲しいです。エクセル卒業したい。

まぁぶっちゃけエクセルなんかより、教えるべき重要なことってたくさんあるんでしょうね。あと、部下からもちゃんと学べる上司になりたいと思います。

ドルビッシュ
ドルビッシュ

エクセルなんて古いですよ。イマドキはこれです。なんて言われちゃうかも!?

ただ、今回紹介した考え方は、実はエクセルに限らず、自分の業務効率化を進める上で大事なテクだったりすると思うので、何かの参考になれば幸いです。

そんじゃ。

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